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영업직원으로부터의 업무 정리와 보고를 간편하게 하려면 어떤 방법이 좋을까요?
작성자
작성일
2010-01-11 (12:53:12)
Q&A
영업직원의 보고를 간단하게 하는 방법으로 가장 많이들 생각하는 것이 수작업을 줄이고 자동화된 도구, 예를 들면 영업 지원 시스템(SFA) 등을 제공하는 것입니다. 그러나 그 전에 먼저 꼭 필요한 정보만 보고하도록 자료를 줄이는 과정이 필요합니다.
 
영업직원이 보고할 꼭 필요한 자료는 영업 계획 및 실적, 그리고 부가적으로 고객 및 경쟁사 관련 영업 상황이 전부라 할 수 있습니다. 그러나 대부분의 기업이 복잡 다양한 집계며 분석, 증빙 등이 포함되어 있는 월간보고, 주간보고, 일일보고에 각종 수시 보고를 요구하고 있습니다. 그러다 보면 반드시 보고되어야 할 정보는 놓쳐버리고 오히려, 경영관리자의 편의를 위한 자료만 보고될 경우가 생깁니다. 또, 보고의 시기가 늦어져 부가적인 업무가 발생하기도 합니다.
 
영업직원이 보고서를 작성할 때 가장 시간이 많이 걸리는 부분은
1.     실적 집계
2.     예측 및 영업 전략을 위한 분석
3.     증빙 자료 첨부
이라는 것을 염두에 두시길 바랍니다.
 
영업직원의 보고 간편화를 위하여는 다음과 같은 노력이 필요합니다.
 
첫째, 누가, 언제 보고 자료에 들어갈 데이터를 작성해야 하는지를 분명하게 해두어야 합니다. 다소 상황이 어렵더라도 영업 직원이 반드시 작성해야 할 자료가 있고, 다른 직원이 작성해도 되는 자료가 있습니다. 양식을 갖추어 여유롭게 하는 보고가 좋을 경우도 있고, E-mail이나 문자 메시지로 간단히 보고하더라도 빠른 보고가 좋은 경우도 있습니다. 보고할 내용을 이와 같은 기준에 따라 구분해 두어야 합니다.
 
둘째, 집계계산식이 표기된 정형화된 양식을 제공해 주어, 직원이 수치만 입력하면 자동으로 실적이 집계될 수 있도록 합니다.
 
셋째, 영업전략 분석이나 전망, 예측에 대해 분석보고서를 작성할 때 과거의 데이터가 제공되지 않아 직원 혼자만의 부족한 자료로 보고서를 만들어야 할 때가 많습니다. 이러한 과거의 데이터 분석은 따로 관리 직원이나 통계시스템이 하여 직원에게 제공하도록 하고, 영업직원은 이 분석 된 데이터의 적합성을 판단하고 실제 시장 환경을 고려한 분석만 하는 것이 좋습니다.
 
넷째, 증빙 자료 첨부도 최소화하도록 합니다. 카드결제나 전자 세금계산서 등을 이용하여 자료 첨부를 자동화시키는 방법도 고려해 보십시오.

 

출처: CEO GUIDE BOOK : 경영문제 5분에 OK  (지식경제부)

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